Enviar el material de una presentación con Dynamics 365 y MS Flow

Enviar el material de una presentación o exposición a las  personas interesadas puede significar un trabajo tedioso si no lo tenemos automatizado. Con Microsoft Flow podemos automatizar una gran cantidad de acciones conectando diversos componentes propios de Microsoft o de terceros.

Hoy vamos a ver como podemos automatizar el envío del material de una presentación a la vez que capitalizamos el esfuerzo y agrandamos nuestra base de contactos.

Empecemos.

¿Qué vamos a necesitar?

Lo primero y esencial es tener una instancia de Dynamics 365 Customer Engagement online con Voz del cliente (Voice of the Customer o VoC) instalado. Vamos a necesitar también tener los documentos que queremos compartir en una capteta de Sharepoint o OneDrive (o cualquier otro repositorio con el que podamos conectarnos con Microsoft Flow), una cuenta de correo electrónico y Microsoft Flow.

¿Cómo es el flujo?

El proceso es muy sencillo:

  1. Vamos a configurar una encuesta en Voice of the Customer para que los solicitantes del material dejen sus datos personales.
  2. Finalmente, utilizando Flow, crearemos el Lead y le enviaremos por múltiples canales los adjuntos que correspondan.

Paso a paso: Crear la encuesta

Utilizando la aplicación de Voz del Cliente, creamos una encuesta en la que podemos solicitar la información personal del interesado y toda información adicional que nos sirva para alimentar a nuestra base de contactos.

Encuesta 01.PNG
Lo primero es crear la encuesta en Dynamics 365 CE

Tenemos que diseñar la encuesta, sin olvidarnos de solicitar el medio por el cual queremos enviarle el material.

Encuesta 02
Diseño del formulario

A cada pregunta que vayamos a necesitar utilizar en alguna de las acciones del Flow vamos a asignarle una respuesta.

Encuesta 03.PNG
Asignación de respuesta a las preguntas

Paso a paso: Crear el Flow

Por último, tenemos que crear un flow que se conecte con:

  • Dynamics 365: para ejecutarse (desencadenante / trigger) cuando se cree una respuesta de encuesta
  • Outlook: para enviar el correo electrónico
  • OneDrive: para tomar los archivos que irán adjuntos al correo
  • Buffer: para programar los envíos de tweets y evitar colapsar la cuenta de Twitter

El Flow se ejecutará ante la creación de una nueva respuesta de encuesta en Dynamics 365 y validará que corresponda a la encuesta de solicitud de material de la presentación.

Flow 01
El Flow valida que la respuesta de la encuesta creada corresponda a la encuesta correspondiente

Caso positivo, se realizará la distribución de la encuesta. Mientras que si es negativo se no habrá acción consecuente.

Flow 02
Acciones de la condición de pertenencia de la encuesta

Lo primero que el Flow realiza es la creación de un nuevo lead con los datos del solicitante. De esta forma, podemos asociarlo luego al contacto correspondiente a partir de los datos identificatorios que tengamos.

Flow 03
Creación de lead en Dynamics 365

Los pasos siguientes tienen que ver con obtener la metadata y contenido del archivo que queremos enviarle al solicitante. Para esto utilizaremos los conectores con OneDrive for Business.

Flow 05
Obtención de metadatos y contenido del archivo

Finalmente, como el correo electrónico era un dato obligatorio en la encuesta, podemos enviar el correo sin previa validación de tener el dato.

Para esto, podemos o no utilizar una plantilla en HTML y agregaremos como adjunto el nombre del archivo y el contenido que obtuvimos de los pasos previos.

Flow 06
Envío de correo electrónico al solicitante con el archivo adjunto

Finalmente, en caso de que el solicitante haya agregado su cuenta de Twitter, queremos contactarlo por ese medio para generar más engagement. Generamos el vínculo anónimo para poder ver el archivo y lo agendamos mediante Buffer.

Flow 07
Envío de Tweet con la infromación de la presentación

¿Cómo se ve cuando se ejecuta?

Cuando el Flow ejecuta todos los pasos correctamente, tendremos como resultado un correo electrónico y un Tweet enviados:

Email
Correo electrónico enviado

 

Buffer
Tweet enviado desde Buffer

 

Tweet
Tweet en el Timeline de Twitter

Espero que les sea útil este escenario en donde vemos cómo automatizar la distribución multicanal de un documento que se encuentra en OneDrive a partir de una solicitud creada por un cliente.

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